MARKETING

Paprika, educare la creatività alla concretezza e alla tecnologia


25.09.2018
Di Fiorella Cipolletta

La società fornisce alle sigle creative tutti gli strumenti per rientrare nelle scadenze e rimanere nel budget. Un sistema trasversale a tutte le funzioni: gestione contatti, preventivazione, stima costi, pianificazione attività su risorse, consuntivazione e contabilità fiscale. Intervista alla country manager Elisa Bernasconi

Elisa Bernasconi

Solo in Italia Paprika conta circa 100 agenzie tra cui realtà di spessore che spiccano per efficacia e organizzazione interna quali M&C Saatchi, HUB09, MullenLowe Group Italy, Canali&Co, H2H, Chapeaux, Gruppo iCAT.

“Una lista che potrebbe proseguire a lungo, sono sempre di più le agenzie sensibili all’ottimizzazione interna a vantaggio del cliente – precisa Elisa Bernasconi, country manager della società -. Ad oggi Paprika supporta 850 agenzie nel mondo con oltre 30.000 utenti che stanno lavorando su Paprika mentre parliamo”.

Un supporto concreto che fornisce in tempo reale dati mirati per prendere sempre le giuste decisioni, perché spesso tempi stretti e budget limitati possono creare situazioni di confusione all’interno delle agenzie di comunicazione. Trainate da un forte slancio creativo, ma a volte carenti in organizzazione interna, le agenzie arrancano nel processo di razionalizzazione e faticano a sveltire i flussi di lavoro.

 

Quali le spie di allarme che solitamente mettono in allerta le agenzie?

I campanelli tipici sono: dilatazione dei tempi di produzione per mancata pianificazione e controllo sulle risorse (chi sta facendo cosa? A che punto siamo?). Questo si traduce in maggiori costi, forte stress interno e rischio di disservizio al cliente. A questo si aggiunge l’allerta sui Profitti migliorabili: la sensazione di lavorare freneticamente a fronte di esili guadagni è certamente sintomo di un problema in larga misura organizzativo. Un generale nervosismo in agenzia per un diffuso senso di ‘non controllo’ su attività e profitti deve far pensare. Non è normale e non dovrebbe accadere. In ultimo, la difficoltà da parte dei Direttori Finanziari e Responsabili area nel raccogliere informazioni strategiche anche relativamente semplici (elevato costo dell’informazione)

 

Quali sono i primi step per rispondere alle esigenze delle agenzie?

Paradossalmente la chiave è ‘comunicare’. Intendo: condividere l’informazione in modo razionale e centralizzato. Parlando di cultura aziendale è necessario implementare delle procedure rimuovendo la tendenza degli individui a lavorare in modo isolato e secondo le proprie abitudini. Per esempio avere ogni account che stila ed emette preventivi sul suo computer secondo le proprie logiche crea problemi di incoerenza verso i clienti, forti criticità verso la produzione che non sa prevedere il workload in arrivo e verso il finance che non riesce a estrarre/proiettare gli andamenti economici e di cassa. Per lavorare funzionalmente è necessario che l’intera agenzia segua un unico flusso procedurale cui ognuno partecipa e da cui attinge per il suo ruolo. Da un punto di vista di digitalizzazione, quale che sia il supporto adottato, il consiglio è di dotarsi di una piattaforma con banca dati centralizzata che guidi i processi raccogliendo i dati per offrire a ogni figura immediato accesso alle informazioni necessarie per lavorare al meglio

 

Come cambiano le necessità nelle agenzie di piccole dimensioni?  

Paprika fa girare agenzie da oltre 900 dipendenti ma offre anche una versione Paprika GO per agenzie al di sotto delle 10 persone. Le esigenze sono in realtà diverse più a livello di sofisticazione che di natura. Le agenzie più piccole sono spesso digiune di processi espliciti e tendono a richiedere una guida consulenziale per definire procedure semplici ma efficaci e relativi KPI di controllo. Agenzie più grandi tendono invece ad avere già dei processi definiti ma spesso frammentari che richiedono efficientamenti e un lavoro analitico di armonizzazione più ‘su misura’. Inoltre le agenzie medio-piccole hanno solitamente la contabilità esternalizzata per cui non richiedono l’apparato fiscale integrato che è invece un must assoluto per agenzie più grandi. Curiosamente invece la necessità di gestire più uffici spesso all’estero interessa anche agenzie di medie dimensioni ma dinamiche e ‘lanciate’ sul mercato globale.

 

Quali sono le esigenze di innovazione e digitalizzazione gestionale segnalate dalle agenzie di comunicazione?

In ultima istanza gli obiettivi sono due: aumentare la redditività migliorando la cost/income ratio e

migliorare la qualità del lavoro per i dipendenti e la qualità del servizio per il cliente. Per raggiungerli le esigenze sono quelle di definire processi razionali e digitalizzarli. Nella pratica: stilare preventivi ‘consapevoli’, pianificare e monitorare le attività, prevedere e monitorare la redditività di progetto, snellire le attività amministrative e contabili, avere dei KPI strategici aggiornati in tempo reale. Attenzione: non è facile implementare un ERP, si tratta di un processo che richiede molto impegno da parte dell’agenzia; quando però l’agenzia arriva a muoversi razionalmente come un corpo unico gli obiettivi di sopra si raggiungono.

 

Nel corso degli anni abbiamo assistito e partecipato a una significativa evoluzione nel mondo della comunicazione. Come è cambiato il mondo dell’advertising? Cosa chiede oggi e come guarda al domani?

Da un punto di vista gestionale si è assistito a un’enorme acquisizione di consapevolezza da parte della agenzie che si sono rese conto dell’imprescindibilità dell’efficienza interna per essere competitive e sostenibili nel tempo. Contestualmente come tutti sappiamo la digitalizzazione anche a livello di servizi verso il cliente è diventata sempre più vicina al quotidiano delle agenzie. L’unione di questi due fattori ha portato a una forte diffusione degli ERP anche in Italia che non sono più visti come accessori destinati a poche agenzie iconiche ma sono diventati strumenti base per poter gestire e fare crescere un’agenzia sana. Il domani non può che essere sempre più globale e digitalizzato in realtà in tutti i settori (basti pensare all’obbligo della fatturazione elettronica dal 2019). Anche noi siamo in costante evoluzione con elementi mobile e tecnologie OCR nonché espansione della rete di uffici esteri. La comunità della comunicazione vorrà e potrà concentrarsi sempre di più sulla creatività mentre saranno le piattaforme a supportare il fronte di coordinamento e amministrazione.